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Datenschutzkonformer Druck

Die Empfehlungen von OKI für datenschutzkonformen Druck

Um den Druck personenbezogener Daten und die Verarbeitung von Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten, datenschutzkonform zu gestalten, wird die Implementierung einer Strategie empfohlen, die sicherstellt, dass die Verwaltung bzw. Verwendung von Daten entsprechend den Vorschriften der DSGVO erfolgt.
 
Diese Strategie muss vor allem beinhalten, dass der Zugriff auf personenbezogene Daten auf diejenigen Personen beschränkt wird, die die richtige Sicherheitsfreigabe haben.
 
Das Drucken sensibler Daten sollte möglichst vermieden und auf die absolut notwendigen Fälle beschränkt werden. In einigen Fällen, wie zum Beispiel bei Gehaltsabrechnungen, Verträgen, Briefumschlägen oder Etiketten für Direkt-Mailings, kann nur schwer auf einen Ausdruck verzichtet werden. Sicherzustellen, dass die für diese Zwecke verwendeten Drucker die notwendigen Sicherheitsmerkmale aufweisen, ist daher für die Compliance unerlässlich.
 
Wenn sensible Daten gedruckt werden, muss ein streng formalisierter Prozess befolgt werden, der den in der Organisation für Daten-Compliance Verantwortlichen ermöglicht, alle Datenverarbeitungsaktivitäten zu überwachen.
 
Unabhängig davon, wie gut die Daten geschützt werden, müssen Maßnahmen getroffen werden, um zu verhindern, dass diese aufgrund einer potenziellen Datenschutzverletzung verloren gehen.

Potenzielle Sicherheitsrisikobereiche auf Ihrem MFP

Ausgabefach

Das Ausgabefach des Druckers ist der Bereich, in dem die meisten Daten verloren gehen. Die Person, die die Daten druckt, muss unbedingt sicherstellen, dass die Ausdrucke nicht im Ausgabefach des angesteuerten Druckers liegen bleiben oder an das falsche System gesendet werden und möglicherweise in die falschen Hände geraten.
 
Um den Datenverlust im Ausgabefach zu verhindern, bieten die Produkte von OKI die Möglichkeit der Mitarbeiterauthentifizierung. Dabei muss die Person, die den Auftrag an den Drucker geschickt hat, beim Ausdrucken der Daten am System anwesend sein.
 
Die Systeme von OKI umfassen eine Funktion zur Einschränkung des Benutzerzugangs sowie Pull-Druck-Funktionalität, die es den Benutzern ermöglicht, Druckaufträge auf jedem System im Unternehmensnetzwerk abzurufen (Sendys Output Manager von OKI).

Speicherung

Auf einem Speichermedium des Druckers können sensible Daten gespeichert und zugänglich sein. Um den bestmöglichen Schutz der gespeicherten Daten zu gewährleisten, bieten die Systeme von OKI Festplattenverschlüsselung in 128 oder 256 Bit.
 
Für zusätzlichen Schutz können die Benutzer OKI-Systeme auch so einrichten, dass der Druckauftragsspeicher nach dem Senden sensibler Daten im vertraulichen Druckmodus automatisch gelöscht wird. Ein optionales Datenüberschreibungskit auf einigen Modellen formatiert die Festplatte neu, um zusätzlichen Schutz zu bieten.
 
Mit Sendys Output Manager von OKI können sensible Daten zentral gespeichert werden, ohne dass sie auf dem Speichermedium des Drucksystems vorhanden sind
 

Bedienfeld

Ein nicht gesperrtes Gerätebedienfeld kann ein erhebliches Risiko darstellen, da es den falschen Benutzern ermöglicht, absichtlich oder unabsichtlich wichtige Einstellungen zu ändern. Um dies zu verhindern, sind die Systeme von OKI mit absperrbaren Bedienfeldern ausgerüstet und bieten die Möglichkeit, Administratorkennwörter zu ändern und die Authentifizierung von Benutzern anzufordern, die versuchen, Systemeinstellungen zu ändern oder auf gespeicherte Daten zuzugreifen.
 
Die Systeme von OKI können so konfiguriert werden, dass nur autorisierte Administratoren die Einstellungen anpassen können. Darüber hinaus kann die Authentifizierung durch IC-Karte verwendet werden, sodass nur Mitarbeiter, die mit Karten ausgestattet sind, auf die Systemeinstellungen zugreifen können.
 
Der Abruf verschlüsselter Druckaufträge kann ebenfalls mit Zugangsbeschränkungen belegt werden, sodass nur diejenigen Personen, die auf die Daten zugreifen dürfen, die verschlüsselten Aufträge abrufen können. Die Daten können noch weiter geschützt werden, indem USB-Anschlüsse deaktiviert werden, und gescannte Daten können direkt in einem verschlüsselten PDF-Format verarbeitet werden. 

Netzwerk

Organisationen müssen ihre eigenen Netze unbedingt sichern, um ihr Unternehmen und ihre Daten zu schützen.
 
Die Systeme von OKI nutzen Zertifikate, IP-Filter und Netzwerksicherheitsprotokolle (IEEE802, IPSec, SSL), um Daten zu sichern.

Druckertreiber

Als zusätzlichen Schritt zur Sicherung der gedruckten Daten bieten die Systeme von OKI die Möglichkeit, gedruckte Dokumente mit Sicherheitswasserzeichen zu versehen. Sie können im Treiber den vertraulichen Druck und die Freigabe durch PIN und/oder IC-Karte auswählen.

 
Nicht käuflich
 
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